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HT-financials

智慧辦公時(shí)代全流程費控管理場(chǎng)景體驗

Experience of whole process cost control management scene in the era of intelligent office

傳統費控所面臨的難點(diǎn)
傳統費控所面臨的難點(diǎn)
Difficulties faced by traditional fee control
  • 預算使用情況掌握難?

    手工階段性財務(wù)統計,支出統計滯后,支出情況無(wú)法實(shí)時(shí)掌握,預算把控難。

    解決
    全過(guò)程預算管控:

    構建全面、實(shí)時(shí)、智能的全過(guò)程預算管理執行、分析、預警、調控機制,時(shí)時(shí)掌握公司財務(wù)情況,杜絕超預算。

  • 報銷(xiāo)審批效率低?

    報銷(xiāo)審批手續多,領(lǐng)導簽字難,超預算,領(lǐng)導無(wú)法及時(shí)掌握,導致報銷(xiāo)單頻頻被退回。

    解決
    財務(wù)工作流管控:

    報銷(xiāo)審批電子化、規范化、流程化、自動(dòng)化,全程留痕可查,可自動(dòng)關(guān)聯(lián)保銷(xiāo)憑證,數據表單穿透,助力領(lǐng)導快速審批,財務(wù)快速核查。

  • 單據統計難時(shí)效性低?

    財務(wù)單據多,每次統計賬務(wù),都需要消耗財務(wù)大量精力,往往好幾天的工時(shí)才能完成,還很難保證不出錯。

    解決
    集成財務(wù)系統:

    集成用友、金蝶、SAP等財務(wù)系統,以電子單據為核心,賬務(wù)數據、表單穿透關(guān)聯(lián),還可掃碼電子發(fā)票,降低人力成本和誤差率。

  • 查賬難財務(wù)工作量大?

    如出現領(lǐng)導查帳,單據出錯,財務(wù)工作量巨增,很難理清頭緒。

    解決
    數據留痕全程可查:

    工作流貫穿財務(wù)工作,從申請、審批、核查、放款整個(gè)過(guò)程數據留痕,分類(lèi)保存,出現審核問(wèn)題,可迅速檢索找到問(wèn)題。

  • 集團化公司單據傳送難?

    集團化的公司,分公司通過(guò)郵遞把報銷(xiāo)單據送到總公司,出現差錯就需要取回重新弄再提送,費時(shí)費力。

    解決
    電子單據往來(lái)無(wú)障礙:

    銀企直聯(lián)、商旅集成、手機、掃碼機二維碼掃描數據集成,讓往來(lái)單據電子化、正規化,無(wú)論是集團公司還是跨國公司,電子往來(lái)單據秒傳,打破時(shí)空障礙。

  • 財務(wù)統計分析難?

    財務(wù)情況統計分析需要花費財務(wù)巨大的工作量,傳統方法無(wú)法時(shí)時(shí)統計,導致領(lǐng)導急需決策時(shí),沒(méi)有數據支撐,喪失良機。

    解決
    時(shí)時(shí)精確報表分析:

    財務(wù)走賬全過(guò)程留痕,時(shí)時(shí)生成財務(wù)報表,數據大屏顯示,全能報表分析,智能報警提示,領(lǐng)導輕松精準決策。

預算使用情況掌握難?
手工階段性財務(wù)統計,支出統計滯后,支出情況無(wú)法實(shí)時(shí)掌握,預算把控難。
解決
全過(guò)程預算管控
構建整體、實(shí)時(shí)、智能的全過(guò)程預算管理執行、分析、預警、調控機制,時(shí)時(shí)掌握公司財務(wù)情況,杜絕超預算。
費控管理解決方案流程示意圖
Cost Control Management Solution Flow Diagram
  • 日常費用管控

  • 項目費控管控

    項目立項確定預算

  • 預算管理

    • 借還款

      借款申請

      還款申請

      借支臺賬

    • 付款

      事前申請

      付款申請

    • 智慧報銷(xiāo)
      • 手機記賬

      • 合格性檢驗

      • 借款沖抵

      • 發(fā)票OCR識別

      • 發(fā)票驗真

    電子影像: 電子憑證、搜索檢查、紙質(zhì)憑證影像化、OCR識別、報銷(xiāo)數據結構化

    • 預算申報
    • 預算審批
    • 預算使用
    • 預算調整
  • 費用支出

    • 費用報銷(xiāo)
    • 旅差報銷(xiāo)

    付款

    憑證對接:U8、NC、K3、SAP

  • 事前申請

    招待申請
    出差申請

    商旅集成:攜程商旅、阿里商旅、京東采購

    采購申請

    采購申請 > 采購合同 > 采購付款 > 已購確認 > 發(fā)票回簽

    周期付款 付款提醒

以流程為驅動(dòng)的高效率的費控體系
Process-driven and efficient fee control system
  • 科學(xué)預算整體管控

    部門(mén)預算和項目預算分別管理,支持多級預算科目編制,支持年度/季度/月度管控,具有預算版本功能,在使用時(shí)按實(shí)際情況調整追加。

  • 業(yè)務(wù)流程智能規范

    日常費用按 行政審批,項目費用按項目組織審批;按費用金額、是否超預算等均可設置為審批的條件實(shí)現智能跳轉。

  • 表單關(guān)聯(lián)節速增效

    出差申請與訂票、借款、報銷(xiāo)的關(guān)聯(lián),采購申請與采購合同、已購確認的關(guān)聯(lián),費用報銷(xiāo)與記賬單的關(guān)聯(lián),花最少的時(shí)間做最繁瑣的事情。

  • 前端費控理念代入

    針對不同類(lèi)型的公司,分類(lèi)費控管理方式,在現有管理基礎上循序發(fā)展,與現實(shí)不脫節。

  • 數據透明流程可查

    所有的統計報表均為穿透式報表,可直接追溯到每一筆源頭申請單。

  • 智能報表數據大屏

    借支臺賬、預算使用統計、合同明細…所有的數據一目了然。

以鏈接為核心的可擴展的費控體系
Scalable fee control system based on link credibility
財務(wù)軟件高效集成

用友、金蝶、SPA、甲骨文等系統集成

電子影像實(shí)時(shí)環(huán)保

掃描電子發(fā)票、手機二維碼掃碼單據

智能商旅快速通道

攜程、京東、滴滴企業(yè)版、藝龍

多端移動(dòng)智能互聯(lián)

支持微信、釘釘等多端全應用接入

銀企直聯(lián)安全準確

建行、工行、招行、中國銀行、支付寶、微信

集成數據互聯(lián)

商旅平臺、采購平臺、CRM、銀企互聯(lián)、HR

華天費控平臺的管理價(jià)值
Management value of Huatian fee control platform
  • 企業(yè)管控價(jià)值

    企業(yè)管控價(jià)值

    集團管控,多組織多賬套運用
    預算管控,支出有計劃
    標準管控,定額費用有標準
    財務(wù)管控,增加風(fēng)控體系降低風(fēng)險

  • 領(lǐng)導管理價(jià)值

    領(lǐng)導管理價(jià)值

    超費用自動(dòng)預警,表單穿透關(guān)聯(lián),為審批提速
    實(shí)時(shí)數據大屏,預算執行報表查閱
    費用精確分析,按部門(mén)項目等分類(lèi)準確展現
    輔助政策,風(fēng)險控制,為企業(yè)精準掌舵

  • 財務(wù)增效價(jià)值

    財務(wù)增效價(jià)值

    記賬效率提升,自動(dòng)記賬,過(guò)程留痕
    支付效率提升,表單關(guān)聯(lián),出錯率降低
    核準效率提升,集成系統自動(dòng)判別
    報表時(shí)時(shí)生成,節省大量統計時(shí)間

  • 員工省時(shí)價(jià)值

    員工省時(shí)價(jià)值

    員工提單便捷,打破時(shí)空概念
    流程規范報銷(xiāo),科學(xué)管控易掌握
    審批效率提升,不需和領(lǐng)導面對面
    審批過(guò)程留痕,可追溯可糾錯

客戶(hù)案例
Customer cases
    上海任性文化傳播有限公司

    項目背景
    上海任性文化傳播有限公司是中國頂尖的娛樂(lè )內容服務(wù)公司,擁有IP生命周期管理、影視項目5261統籌、粉絲運營(yíng)三大核心業(yè)務(wù)板塊,4102公司以打造精品為理念,參與投資出品了多部一線(xiàn)電影、電視劇。
    費控管理應用
    整體目標:建立以項目為單位的預算管理機制,有效的對項目的成本進(jìn)行費控,確保項目整體盈利。
    解決方案:建立項目化預算,以項目和費用類(lèi)型為單位弱控制預算。例如:投資一個(gè)網(wǎng)劇,初期立項過(guò)程管理,明確涉及的劇本費用、差旅費用、演員勞務(wù)費用,后期項目執行過(guò)程中的費用報銷(xiāo)、差旅報銷(xiāo)都跟這個(gè)項目掛鉤,報銷(xiāo)過(guò)程中,管理層能夠了解預算執行情況,最終生成這個(gè)項目的預算和費用。

    國科晉云技術(shù)有限公司

    項目背景
    國科晉云技術(shù)有限公司(以下簡(jiǎn)稱(chēng)“國科晉云”)是在中國科學(xué)院、太原市人民政府、山西綜改示范區大力支持下,以原中國科學(xué)院先進(jìn)計算產(chǎn)業(yè)聯(lián)盟北京計算中心為基礎組建的國有控股高新技術(shù)企業(yè),致力于成為中國領(lǐng)先的先進(jìn)計算服務(wù)商和計算中心運營(yíng)商。國科晉云擁有健全的技術(shù)體系、管理體系和業(yè)務(wù)資質(zhì)。公司建有院士工作站、中科院聯(lián)合研究中心等高層次研究平臺,牽頭承擔省市重點(diǎn)研發(fā)計劃和重大科技專(zhuān)項,擁有多項技術(shù)發(fā)明專(zhuān)利和軟件著(zhù)作權。
    費控管理應用
    整體目標:為建立綜合管理信息系統,形成個(gè)人辦公、會(huì )議管理、綜合行政管理、預算管理、內部溝通平臺及審批平臺多功能聯(lián)動(dòng)系統。建立部門(mén)預算管理機制,有效合理的執行預算管控,通過(guò)年度預算申報、年度預算調整、年度預算查看、預算報表(新開(kāi)發(fā)模塊)、部門(mén)支出、預算審批、預算設置,形成一體化的預算管理流程。
    解決方案:建設內容涵蓋了費用報銷(xiāo)、采購付款、銷(xiāo)售收款、資金和總賬等主要的業(yè)務(wù)流程,將原費控管理模式升級為流程模式。預算表單流程搭建,主要分為兩類(lèi),第一類(lèi)為事前預算申請類(lèi)表單,提取全年預算使用進(jìn)度、當期預算使用進(jìn)度數值,審批人可以在審批過(guò)程中對所選擇的的預算部門(mén)及科目下的預算情況進(jìn)行時(shí)時(shí)監控。第二類(lèi)為事后預算申請類(lèi)表單,出現超預算或者特殊情況,進(jìn)行處理,可以控制到部門(mén)預算中的預算金額、支出金額、凍結金額及余額的數值。

    中國人民銀行揚州市中心支行

    項目背景
    本解決方案主要針對于中國人民銀行各市中心支行;除中心支行本級以外,以及下轄各縣區級支行;主要解決中心支行關(guān)于財務(wù)管理的相關(guān)操作過(guò)程中存在操作標準不統一、操作效率較低等問(wèn)題;通過(guò)該平臺提供相應的解決措施。
    費控管理應用
    整體目標:按照相關(guān)財務(wù)制度,實(shí)現財務(wù)管理的規范化、標準化,理順財務(wù)管理相關(guān)環(huán)節,打通預算管理、預算績(jì)效管理、財務(wù)報銷(xiāo)、采購管理、資產(chǎn)管理之間的聯(lián)通關(guān)系,提升財務(wù)管理的操作性、高效性,實(shí)現相關(guān)檔案的電子化保存和遠程監督控制,確保財務(wù)管理業(yè)務(wù)流程的便于操作、順暢開(kāi)展。
    解決方案:
    此系統總共包含六大工作模塊:
    1、事前審批 : 包含了中支與支行的費用事前審批、出差審批、會(huì )議計劃、培訓計劃、接待申請、采購辦理單、固定資產(chǎn)入庫單、低值易耗/耐用品入庫等審批模塊,后期費用報銷(xiāo)時(shí)關(guān)聯(lián)上訴事項;
    2、費用報銷(xiāo):包含中支與支行的費用報銷(xiāo)單、差旅費報銷(xiāo)表、會(huì )議費報銷(xiāo)、培訓費報銷(xiāo)、接待報銷(xiāo)等,與事前審批事項進(jìn)行關(guān)聯(lián),帶入事前審批數據;
    3、暫收暫付:包含中支與支行的預借支票(匯款)、現金借款審批表等暫付款項流程;
    4、影像報賬:根據不同費用類(lèi)目進(jìn)行影像報賬;
    5、核銷(xiāo)報賬:關(guān)聯(lián)影像報賬,對報賬類(lèi)目進(jìn)行核銷(xiāo)處理,方便與財務(wù)系統進(jìn)行報賬比對;
    6、其他模塊:包含中支與支行的采購需求立項審批、法律審核書(shū)。
    此系統具有以下優(yōu)勢:
    1、系統中的審批模塊、流程可以根據用戶(hù)的需求進(jìn)行修改、配置;
    2、權限劃分:所有中支與支行的流程、審批模塊可以根據權限獨立配置,可以互通也可以互不干涉;
    3、數據關(guān)聯(lián):每一個(gè)審批事項都是可以通過(guò)特有的關(guān)聯(lián)控件進(jìn)行數據關(guān)聯(lián)帶入;
    4、簡(jiǎn)單易維護:系統無(wú)代碼化操作,無(wú)計算機代碼開(kāi)發(fā)經(jīng)驗者亦可以維護此系統,包括模塊的新增、數據的關(guān)聯(lián)。
    5、界面簡(jiǎn)潔易用:相當于平時(shí)使用的紙質(zhì)單據用在了電腦端,和原有的紙質(zhì)單據幾乎完全相同。

    全球捷運(廣州)國際物流有限公司

    項目背景
    全球捷運(廣州)國際物流有限公司是由交通部、航空部、海關(guān)貨物管理局審核并通過(guò)的國際物流企業(yè)。為貨物能以最快速度轉出,公司將總部設在廣州市。集空運、海運、陸運為一體,專(zhuān)注馬來(lái)西亞、新加坡、等獨特專(zhuān)線(xiàn),業(yè)務(wù)輻射全球,致力為全球代理成員提供綜合物流解決方案。自有倉庫操作,可為代購客戶(hù)提供倉儲服務(wù)、集包服務(wù),實(shí)現了網(wǎng)絡(luò )跟蹤貨單。公司始終貫徹從包裝到存放的倉儲解決方案:全球郵件送達;以及其他定制物流服務(wù)。
    費控管理應用
    整體目標:解決集團化公司預算管理的問(wèn)題,通過(guò)系統建設實(shí)現業(yè)財一體化、固化風(fēng)險控制措施、支撐異地共享模式,同時(shí)通過(guò)共享中心自身運營(yíng)平臺的搭建支撐共享中心的日常運營(yíng)管理以及持續優(yōu)化。
    解決方案:全球捷運是集團化預算管理,按公司、三級費用類(lèi)型、多級部門(mén)、月度來(lái)控制預算,由線(xiàn)下會(huì )議匯總預算后,集團預算管理人統一導入系統,后續費用報銷(xiāo)、付款、招待費、房租等費用的發(fā)送都會(huì )嚴格控制當前剩余預算,當月預算沒(méi)用完系統自動(dòng)結轉到下個(gè)月。
    部分費用需要事前申請后在報銷(xiāo),比如差旅報銷(xiāo),需要提前申請出差申請及預計金額,出差申請通過(guò)后凍結該部分預算,回來(lái)做差旅報銷(xiāo),報銷(xiāo)完成后真正使用預算,并生成用友NC的記賬憑證,財務(wù)可以了解各個(gè)公司、費用類(lèi)型的預算跟費用執行情況。

    浙江友華汽車(chē)有限公司

    項目背景
    浙江友華汽車(chē)有限公司成立于2004年03月05日,位于江山市區景星路1號。經(jīng)營(yíng)范圍包括汽車(chē)及配件、汽車(chē)裝飾用品、工程機械、機電設備、五金產(chǎn)品銷(xiāo)售;二手車(chē)經(jīng)銷(xiāo);汽車(chē)信息咨詢(xún)服務(wù)。浙江友華汽車(chē)有限公司對外投資3家公司,具有1處分支機構。
    費控管理應用
    整體目標:利用費控平臺,全面管控浙江友華汽車(chē)有限公司4S店的日常費用管理,合理有效的實(shí)現預算的申報、調整、審批、關(guān)聯(lián)、監控、預警以及統計的全程電子化,解決其預算管理的重點(diǎn)和難點(diǎn)問(wèn)題
    解決方案:以4s店品牌為單位管控日常費用預算,包括現代、吉利、領(lǐng)克等品牌門(mén)店,按年度制定費用預算,由集團財務(wù)經(jīng)理統一匯總后,倒入系統來(lái)執行。報銷(xiāo)、付款類(lèi)流程發(fā)生時(shí),員工能實(shí)時(shí)了解預算額度,報銷(xiāo)后,各個(gè)門(mén)店總經(jīng)理可以實(shí)時(shí)了解整體預算情況,集團領(lǐng)導實(shí)時(shí)了解各個(gè)門(mén)店及集團公司的預算執行情況。建立了預算的申報、調整、審批、監控、預警、報表、結轉等一體化的預算管理流程,讓企業(yè)擺脫了預算管理不規范,權責認定不清晰,數據分析不實(shí)時(shí)等問(wèn)題,為企業(yè)有效、合理的執行預算管控,提供了強有力的系統保障。

    寧波遠東化工集團有限公司

    項目背景
    寧波遠東化工集團有限公司成立于2001年,是一家集化工研發(fā)與服務(wù)、工程設計與咨詢(xún)、設備制造與安裝調試和化肥生產(chǎn)為一體的高科技集團,是浙江省高新技術(shù)企業(yè)、浙江省“重合同守信用”企業(yè)、寧波市專(zhuān)利示范企業(yè)、寧波江東區工程技術(shù)中心。其龐大的公司規模和廣泛的業(yè)務(wù)運營(yíng)給企業(yè)領(lǐng)導帶來(lái)管理上的一系列問(wèn)題,其中費用管控的問(wèn)題尤為突出。
    費控管理應用
    整體目標:通過(guò)對華天OA的預算管理模塊的使用,解決企業(yè)費用管理不規范、權責認定不清晰、費用控制不到位、數據分析不實(shí)時(shí)等問(wèn)題,為企業(yè)能順利管控費用提供技術(shù)和系統的保障。
    解決方案:通過(guò)對預算管理模塊的使用,使企業(yè)各部門(mén)上報預算有統一的模式和規范,并能通過(guò)費用的報銷(xiāo),自動(dòng)實(shí)現預算支出和結余金額的計算,而且對于已經(jīng)到達閥值的科目給予提醒和較好的控制,使預算管理真正的實(shí)現了規范化、自動(dòng)化、智能化,為企業(yè)的費用管控提供了強有力的支撐。

    百姓網(wǎng)

    項目背景
    百姓網(wǎng) (Baixing.com)成立于2005年3月1日,是國內領(lǐng)先的分類(lèi)信息生態(tài)服務(wù)商,也是中國互聯(lián)網(wǎng)輕資產(chǎn)模式的典范。百姓網(wǎng)致力于打造以分類(lèi)信息業(yè)務(wù)為平臺、多條垂直業(yè)務(wù)線(xiàn)布局的生態(tài)圈,為用戶(hù)提供涵蓋生活服務(wù)、招聘求職、房屋租售、二手車(chē)買(mǎi)賣(mài)、二手交易、教育培訓、同城交友等本地生活解決方案。
    截至2016年9月,百姓網(wǎng)月活躍用戶(hù)數過(guò)億,月新增信息量超過(guò)千萬(wàn)條,覆蓋全國367個(gè)城市。其中,來(lái)自移動(dòng)的流量已超過(guò)全站流量的90%。2016年3月14日,百姓網(wǎng)在新三板掛牌。2017年5月,百姓網(wǎng)成功入選新三板創(chuàng )新層。急劇擴張以及分子公司數量的不斷增加,同時(shí)也不可避免的給財務(wù)費用管理,帶來(lái)了越來(lái)越大的運行壓力??紤]到現有財務(wù)系統預算管理不適用決定和華天動(dòng)力OA合作創(chuàng )建費控管理平臺。
    費控管理應用
    整體目標:促使企業(yè)從原始的、經(jīng)驗的、人為的管理,向科學(xué)化、精細化、標準化管理過(guò)渡,有效控制成本
    解決方案:
    有效控制成本:事前、事中、事后對發(fā)生費用使用控制的有效工具,便于管理層在流程中控制和監督業(yè)務(wù)執行情況,及時(shí)發(fā)現執行中存在的偏差并確定偏差的大小,對執行流程中進(jìn)行管理監控的基準和參照提供了有效依據。
    合理配置資源:通過(guò)預算資金使用計劃的過(guò)程,以預算目標為標準,控制了預算的執行。預算執行的情況,對資源配置提供更優(yōu)的決策依據。

    睿能集團

    項目背景:
    SmartHeat(睿能集團)是專(zhuān)業(yè)提供高品質(zhì)能源設備、技術(shù)及解決方案的領(lǐng)先企業(yè),擁有兩家生產(chǎn)基地:睿能太宇(沈陽(yáng))能源技術(shù)有限公司和睿能(四平)北方能源技術(shù)有限公司。SmartHeat(睿能集團)自主研發(fā)并壓制換熱板片,為用戶(hù)提供換熱器產(chǎn)品,主要產(chǎn)品為板式換熱器、螺旋板換熱器、各種全焊式換熱器、管殼式換熱器、容積式換熱器,換熱機組、熱表及檢定裝置等,是《板式換熱器機組國家標準》GB/T29466-2012主編單位、《螺旋板式換熱器國家標準》NB/T47048的起草單位、《城鎮供熱管網(wǎng)設計規范》的參編單位,業(yè)務(wù)涉及電力、冶金、石油化工、食品、制藥、船舶、造紙、暖通空調等多個(gè)工業(yè)領(lǐng)域及民用領(lǐng)域。睿能匯聚頂尖的技術(shù)專(zhuān)家、學(xué)者,進(jìn)行深入的熱交換領(lǐng)域的研究和應用開(kāi)發(fā),率先在業(yè)內實(shí)現機組結構3D設計及機組控制模塊化設計,率先成功實(shí)現機組異地遠程監控,產(chǎn)品及技術(shù)取得多項國家專(zhuān)利,擁有多項尖端的研究成果。
    費控管理應用
    整體目標:建立項目全生命周期費控管理,建立科學(xué)的項目(訂單)管理流程、訂單合同管理流程、預算管理流程、款項管理流程。從而實(shí)現項目管理、預算及回款控制、合同評審、數據匯總分析。
    解決方案:從實(shí)際管理流程出發(fā),制定科學(xué)的費控體系。明確各業(yè)務(wù)部門(mén)年初預算,監督過(guò)程的跟蹤和執行,同時(shí)周期性結轉及調整。從費控預算的制定目標開(kāi)始到過(guò)程執行、檢查監督最后決策調整全方位管控,形成閉環(huán)管理。

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